Выигрывает тот, кто не допускает ситуаций, в которых он может проиграть
Дао
С развитием аутсорсинговых агентств и фриланса, у всякой фирмы появляется широкий выбор по пользованию услуг бухгалтера. В каждом случае есть свои угрозы и свои выгоды. Предлагаем наше понимание этой картины.
Вот рекомендации для работы с бухгалтером в разных ситуациях
найм бухгалтера
- заместители гл. бухов, как правило, самые подкованные – от первички до баланса
- спросите устные или письменные рекомендации
- узнайте, какие организации вел бухгалтер-кандидат
- проведите тестирование; необязательно самому разбираться – в Сети есть много тестов с ответами
АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ
- компания на рынке от трех лет
- интересуйтесь специалистами, которые работают в фирме: их опыт, стаж, опыт работы в Налоговой – как плюс
- изучите список клиентов бухгалтерской фирмы
- отзывы
- клиенты с бизнесом, похожим на ваш (кафе, логистика, ремонтные работы, юридическая практика итд)
- правило, которое прописывайте в договоре: бухгалтерская база должна быть у вас по первому требованию
- обращайте внимание на тех, кто работает по стандартам «1С» и пусть это не будет рекламой
ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
- делайте периодически резервные копии своей бухгалтерской базы
- уделите внимание тому, где хранятся оригиналы документов и первичная документация; если будет пожар или кража – проблем хватит; не допускайте
- проверяйте раз в год как минимум работу бухгалтера – это мобилизует его, а для Вас – успокоение; аудит лучше делать с независимыми компаниями; смотрите за поведением вашего бухгалтера – это о многом может сказать
KPI (неформальные)
- отсутствие выездных проверок от налоговой, а если была проверка, то только успешно пройденная
- оптимизация налоговой нагрузки; не как обязательное, но если оптимизация – платите премию своему бухгалтеру, нужно поощрять такое поведение
- участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы; ваш бухгалтер может Вам сказать однажды: «Знаете, тут вот база «слетела», опять это ПО…». Ну и естественно, тот, кто обслуживает программные модули, также могут манипулировать платными «докрутками» итд; помните Г. Форда? Он платил рабочим тогда, когда те не выполняли ремонт! Представляете! Также и тут – у бухгалтера не должно быть «вредной» работы, а если он ее находит, значит он саботирует или ищет «ненужную занятость», которая Вам явно не нужна
- выявление подозрительных сделок; поощряйте бухгалтера на предотвращение «серых» сделок
- поощряйте вашего бухгалтера на оповещение по таким важным моментам, как: неправильно оформленные документы; не хватает каких-либо документов от поставщика и так далее. Но пусть бухгалтер не увлекается; «проявляя себя» можно позабыть и об основной работе; а ведь известно, что у хороших генералов нет героев – они ему просто не нужны, все должно работать в рабочем режиме, без перенагрузок…
KPI (формальные в виде отчета на регулярной основе)
- уровень налоговой нагрузки Вашей фирмы
- показанная убыточность
- отклонение рентабельности Вашей фирмы от среднего по отрасли
- соблюдение «безопасной доли» налоговых вычетов по НДС.
Конечно, нельзя сказать, что мы на 100% застрахованы от того, что работа будет выполнена качественно, что отчеты уйдут вовремя, что не возникнет вопросов от налоговой, что бухгалтер не станет «выкручивать руки» и просить выплатить пять окладов при увольнении за то, чтобы работа была выполнена и Вы были уверены в том, что после него не будет много ошибок или вообще бухгалтерская база сохранится
Мы всегда говорим так:
главный риск в бизнесе – это руководитель или собственник
Именно собственник принимает решение о том, с какой бухгалтерской фирмой будем работать или какой бухгалтер будет принят в наш штат. А чтобы эти и другие риски минимизировать, нужна работа с консультантом по управлению.
Д.Н. Варакин; 2019