Того, кто не задумывается о далеких трудностях, непременно поджидают близкие неприятности
Конфуций
Чтобы воздействовать на мотивы, потребности, трудовое поведение и достижение результатов или совокупность этих факторов, необходимо сначала сформировать цель предприятия, которая должна быть чёткой и всем понятной. Затем на её основе требуется разработать ожидаемое трудовое поведение и механизмы стимулирования этого поведения. Для практической разработки системы мотивации можно использовать таблицу 1.
Таблица 1
Разработка системы мотивации
Важнейший фактор удовлетворённости – качественное и эффективное взаимодействие сотрудников. Оно возможно только при предельно ясной организационной структуре, отвечающей целям предприятия. Права, полномочия, ответственность должны быть чётко описаны и закреплены как за каждым подразделением, так и за каждым из сотрудников. Очевидно, что качество внутрикорпоративных коммуникаций несёт на себе нагрузку сохранения и повышения удовлетворённости трудом.
К сожалению, даже высшие руководители не всегда осознают важность организационной структуры и понимания её структуры и понимания её сотрудниками. Если директор предприятия категорически утверждает, что в компании оптимальное организационное построение и менеджеры имеют о нём ясное представление, то можно предложить собрать руководителей подразделений с тем, чтобы дать им задание нарисовать структуру своей организации с вертикальными и горизонтальными связями: подчинённостью, уровнями управления и коммуникабельными каналами, на которых происходят наибольшие потери информации или сбои рабочего процесса.
Этот эксперимент даёт следующую информацию:
- Оценка менеджерами внутрикорпоративных коммуникаций.
- Правильность восприятия иерархии управления.
- Степень владения навыками горизонтальных связей.
Обычно директора предприятий, увидев результаты эксперимента, сильно меняются в лице. Поскольку, как правило, информация, которой обладают сотрудники об организационной структуре, некорректна и каждый видит её по-своему. Лишь в отдельных компаниях менеджеры представляют структуру своего предприятия с незначительными отклонениями. А ведь согласно статистике из-за плохого организационного построения и его неправильного понимания теряется до 90% информации. Это приводит к увеличению прямых затрат, упущенной выгоде, усложнению производственных и управленческих процессов, некорректному распределению обязанностей между сотрудниками и ухудшению контроля за работой.
Если у сотрудника, недавно принятого на работу, желание трудиться огромно, то, как правило, в первые дни работы оно теряется. Куда исчезает эта тонкая субстанция – мотив к действию. Она начинает испаряться с ощущением изоляции. Вы не знаете, с каким вопросом к кому обратиться, где найти нужные сведения. Недостаточно будущих коллег только представить друг другу: новичка нужно ознакомить с организационной структурой и правилами движениями информации. Каждый сотрудник должен чётко понимать, каким образом организовано его предприятие с точки зрения структуры, как структура влияет на его работу и как его деятельность вписывается в общую деятельность, подчинённую этой структуре. И помощь в этом может оказать приложение к должностной инструкции.
Таким образом, движение информации между должностными лицами регламентируется, вероятность потери данных стремительно падает, а новички с первого дня получают все сведения в необходимом объёме.
«Как могут быть связаны между собой структура предприятия и мотивация? Как нужно мотивировать на достижение цели? А почему разработка системы оплаты труда должна проходить в соответствии с организационной структурой? Не вижу ничего общего!» Такого рода высказывания можно услышать от работников ОТиЗа. Подразумевается, что система управления, как процессного, так и проектного, существует сама по себе, система мотивации, в том числе материальная, – сама по себе, что принципиально неверно. Есть два подхода к системе мотивации в зависимости от типа управления, и в каждом из них эти составляющие тесно взаимосвязаны (схема 1).
Особый тип организационной структуры представляет собой проектная структура. Её правильное понимание очень важно, поскольку именно проект как форма объединения сотрудников для общей деятельности даёт наиболее быстрые и значительные результаты. «Проектная структура» (схема 2) формируется при разработке и реализации проектов. Одна из форм проектного управления – создание специального подразделения, или проектной команды, которая работает в течение времени, необходимого для реализации заданий проекта. В состав группы включаются различные специалисты, в том числе управленцы. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями, охватывающими ответственность за планирование, составление графика и ход выполнения работ, расходование выделенных средств, а также за материальное поощрение работающих. По завершении проекта структура распадается, а работники возвращаются к прежним обязанностям. При контрактной работе они увольняются в соответствии с условиями контракта.
Схема 1
Подходы к системе мотивации в зависимости от типа управления
Схема 2
Проектная структура
При разработке системы мотивации участников проектов используется следующий известный подход, представленный в таблицах 2 и 3. Участие в проектах развивает у сотрудников мотивацию на результат и удовлетворяет многие потребности: принадлежность к группе, самосовершенствование, значимость, признание и власть, основанная на информации. Особую роль участия в проектных работах приобретает мотивация самообразования.
Таблица 2
Разработка системы мотивации при возможности определения
экономической эффективности
Таблица 3
Разработка системы мотивации при невозможности расчёта экономической
эффективности
Как показывает практика, даже самый тщательный отбор сотрудников в группу проекта не гарантирует уровня компетенций, необходимого для безупречной реализации проекта (рис.1). Да и нужно ли? Ведь в проекте должны работать не столько компетентные, сколько мотивированные сотрудники с большим потенциалом развития. Уровень их профессиональной подготовки можно подтянуть, введя фигуру модератора-консультанта (рис.2), который будет организовывать собрания для обмена знаниями и давать консультации о том, где, каким образом получить нужную информацию, как её применить. Приобретая знания в режиме реального времени и немедленно применяя их на практике, участники проекта оказываются гораздо эффективнее своих более подготовленных, но не мотивированных коллег. Работник несёт ответственность за свою компетенцию, а следовательно, и за свои действия перед всей группой проекта. Такая ответственность создаёт дополнительные условия для развития мотивов.
Рисунок 1
Проектное управление для стимулирования самообразования.
Идеальный уровень компетенций
Рисунок 2
Проектное управление для стимулирования самообразования.
Реальный уровень компетенций
Возможность участвовать в проекте иногда в несколько раз увеличивает кадровый резерв. У молодёжи высокая внутренняя мотивация к карьерному росту, а проект – великолепный инструмент для достижения этой цели. Он выявляет мотивы у каждого отдельного человека и создаёт условия для того, чтобы они зацвели пышным цветом. Закрепить и усилить воздействие на мотивы помогает продуманное сопровождение реализации проектов: постоянное информирование коллектива о ходе работы, в том числе в корпоративных газетах, награждение участников, продвижение наиболее успешных по карьерной лестнице, проведение научно-практических конференций по итогам реализации проектов и так далее.
Статью подготовил Варакин Д.Н.; 2007
по материалам приложения РИА «Стандарты и качество»; «Деловое
совершенство»; Организационная структура: Поймите меня правильно!